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前台岗位职责说明书

前台岗位职责说明书

  一、基本情况 

  岗位名称:前台 

  岗位编号:

  所属部门:行政管理部

  直接上级:行政经理 

  直接下级:

  岗位编制:2 

  下属人数 

  二、岗位设置目的 

  为了保持和提高公司对外形象,协助公司人事行政体系和后勤保障体系建立健全,在国家相关法律法规、公司发展战略规划的指导下,进行日常接待工作、考勤统计、办公事务处理等工作 

  三、主要工作职责和内容 

  1、来访接待 

  接待来访客人,并进行登记引见工作; 接听来访电话,在需要的时候进行转接; 负责日常传真、信件、报刊的收发工作 

  2、考勤休假统计 

  对员工的考勤和休假情况进行统计汇总,定期上报人力资源部,为薪资核算提供依据; 及时反馈和处理与考勤相关的各类问题; 

  定期更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式 

  3、办公事务处理 

  负责公司的收发文登记、盖章、编号、发送、存档等相关事宜; 公司各类票务的预订与报批; 负责公司办公室钥匙的日常管理; 

  协助行政主管,负责办公文具的统筹购买; 根据公司需要打印、复印各种文件; 

  管理维护各种公共办公用品,包括打印机、复印机等办公器材; 

  印制名片 

  4、会议室管理与服务 

  随时准确掌握公司各会议室的使用情况,合理协调各部门对会议室的使用时间;

  协助准备公司级会议文件、发布会议通知; 

  负责会场设备、座位布置以及提供会场茶饮服务; 

  负责公司级会议的现场记录和会议纪要的编写 

  5、其他 

  完成领导交办的其他工作 

  四、工作权限 

  业务类  

  监督权:对各部门会议室、公共办公设备的使用情况有监督权 

  财务类 

  决策权:授权范围内预算的使用权、费用的报销权   

  五、工作关系 

  内部工作关系:

  汇报:向行政经理汇报日常工作情况,向人力资源部上报月度考勤汇总情况  

  协调:对公司各部门会议室使用进行协调   

  外部工作关系:

  各类办公器材维修中心、快递公司等机构   

  六、任职资格 

  教育程度:高中以上学历 专业 不限,行政、文秘类专业优先 

  资格证书 

  工作经验:不限,有相关经验优先 

  知识技能:熟悉:常用办公软件及办公设备的使用 了解:相关服务礼仪专业知识  

  能力要求:优秀的沟通能力,计划执行能力,较强的公文写作能力,学习能力,较好的服务意识和主动性 

  七、工作特征 

  使用设备:电脑、电话 

  工作环境:室内 

  工作时间:正常工作时间,有时加班 

  身体条件:健康女性 

  

前台岗位职责说明书(2)

  一、岗位标识

  岗位名称:前台

  所属部门:综合管理部

  岗位级别:一般职员

  岗位人数:1人

  直接上级:综合管理部经理

  直接下级:无

  二、本职工作

  负责接待、后勤保障、行政管理等工作,为公司内外部客户提供支持和服务。

  三、工作职责

  1.接听电话,接收传真,记录留言,按要求转接电话或记录信息,确保及时准确。2.对来访客人做好接待、登记、引导,安排洽谈地点,及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。

  3.保持公司清洁卫生,展示公司良好形象。

  (1)负责总经理办公室的清洁卫生。

  (2)负责会议室的清洁卫生

  (3)负责前台花草的看养工作。

  4.监督员工每日考勤情况,不允许作假包庇。

  5.负责公司快递、信件、包裹的收发工作

  6.负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗。

  7.负责管理及更新公司刊物。

  8.配合行政人事的招聘工作。

  9.负责公司员工饮用水的订购与管理。

  10.协助上级完成日常工作,完成上级交办事务。

  四、岗位权限

  1、对来电、来访者具有监督、决策权;

  五、任职资格

  经验要求

  性别:女

  年龄:20-25岁

  教育背景:文秘、中文等专业大专及以上学历

  工作经验:1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验

  技能要求:具有良好的语言、文字表达能力,熟练使用办公软件及办公自动化设备,有一定英文基础。

  知识要求:熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范,了解办公室档案管理、用品管理方面的知识。

  个人素质要求:身高160cm以上,外貌端正、声音甜美;性格开朗、工作认真细心,责任心强,具有良好的服务意识,沟通协调能力、口语表达能力强。

 

前台岗位职责说明书(3)

岗位名称

行政前台

所属部门

行政人力资源部

文件编号

 

文件名称

行政前台岗位职责说明书

版本

 

页数

2

直接上级岗位

行政人力资源部经理

直接下级岗位

岗位核心价值

负责前台接待、会议接待、后勤保障、办公室用品管理、考勤管理、为公司内外部客户及员工提供前台服务与后台支持

工作职责与结果

一级职责

二级职责

工作内容

前台本职工作及行政相关工作

办公区域卫生及接待工作

1. 保持前台周边接待区域及各个会议室的整洁,物品存放整齐,阻止无关人员进入前台范围

2. 熟悉电话机的使用,熟记公司电话、传真及各分机号码。使用礼貌用语接听电话,认真记录留言,按要求转接电话或记录信息,确保及时准确;接听解答电话咨询,为需要者安排适合的律师

3. 对来访客人做好接待、引导,及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外,律师预定会议室,安排会议室,来访客人的接待

4. 为前来应聘的求职者提供服务,安排填写《职位申请表》,并及时将相应信息上报到公司行政人事部

办公用品管理工作

1、负责办公用品月盘点、出、入库登记,办公用品及清洁消耗用品的发放及领用,建立办公用品管理台账,保证账、物相符,办公用品预算编写

2、不定时检查用品库存,及时申请采购,做好办公用品预算和后勤保障工作

打印及办理相关手续

1、 律师复印、打印需要的文件,并监督其登记在册

2、为入职者提供入职表格,检查其所填写的是否正确,安排阅读员工手册,通知人力资源办理手续

3、为律师及本所员工印制名片;将需要者的资料提供给名片公司,联系当事人核实名片资料,为其保管印制好的名片

4、 为律师扫描文件,并发其邮箱;为律师保管来访者送来的文件及礼品

5、 .为律师定火车票、飞机票;为律师装订结案档案

6、为入职员工及律师提供出入证及饭卡的办理;合理的为律师推掉不需要的来访电话及来访者

7、监督公司员工每日考勤签到情况,不允许作假包庇,负责员工外勤、出差登记,资料存档

8、会议通知,临时会议及例会,及时通知各部门参加会议的时间和地点

各种费用统计及报表

1、每个月核对快递费用,统计每个律师的费用,做出详细的报表,递交财务

2、 每个季度核对名片的费用,统计每个律师的费用,做出详细的报表,递交财务

3、 每个月统计复印、打印。统计每个律师的复印打印费用。做出详细的表格。半年向财务递交一次

4、 废品的收集,将可回收的物品(如废纸)收集,定期的通知收废品的人回收,将钱交给财务

档案及信件的管理

1、负责公司快递、信件、包裹的收发工作;收发快件及普通信件,并妥善保管做好收、发记录;收到的快件及时通知律师。没有联系上的律师记录下来,随时联系。保留发快递的底单,方便律师跟踪查询

2、到地下一层的收发室取信和报纸,签收挂号信派发给各个律师

其它

3、 下班时关闭门窗,切断电源及各类电器,锁好办公室门

4、 设施损坏上报,大厦的设施及时通知物业维修

5、 及时订购桶装水,保证会议期间的茶水供应

6、完成上级领导安排的其它工作

岗位职业行为禁区

工作规范

1. 当有客人来访时,应起身站立,面带微笑,热情主动问候,使用:“您好”、“欢迎您”、“请问。。。”、“请稍后”等文明礼貌用语。耐心倾听来客的来意,并根据来客的需求给予礼貌的帮助

2. 对客人的咨询,应细心倾听后再做出解答,解答问题需耐心。不能准确解答的应表示歉意,不得简单回答“不知道,不清楚”等用语。 

3. 客人离开时,应使用:“谢谢”、“再见”、“欢迎再来”等文明礼貌用语。

4. 在接听来电时,应及时接听,并必须使用“您好,请问有什么需要帮助?”接听电话时必须口齿清晰,语气和蔼,耐心细心解答对方提出的问题。如遇到不能解答的咨询或业务问题应及时转接至相关部门。切忌态度生硬死板

5. 在转接电话前须使用礼貌用语“请稍后”,并立即转接

6. 如对方打错了电话或不知道找谁时,应礼貌解释并为对方转接给相关人员

7、必须着装整洁、着职业装,化淡妆,黑色高跟鞋;提前5分钟到岗,不得迟到早退,不得擅自离岗、脱岗、空岗,离岗需告知行政负责人

核心权限

1.对来电来访者具有监督、决策权

2.对考勤情况具有监督、检查、决策权

3.对办公用品具有保管、检查、监督权

任职资格要求

准入学历

文秘、中文等专业大专及以上学历

经    验

1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验

培训经历

接受过商务礼仪、文秘相关培训经历

知识和技

具有良好的语言、文字表达能力,熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范,熟练使用office、excel等软件和相关办公设备。

接受过前台接待、档案管理及商务礼仪等方面的培训。熟悉前台接待及商务礼仪标准规范,了解办公室档案管理,办公用品管理方面的知识

职业素养

岗位素质

1. 高度认同公司核心价值观

2. 认同结果导向的工作方法、尊重客户及公司价值的工作取向

3. 具备职业经理人的自律与勤奋,是职业化的榜样

4. 坚持原则,能够独立履行行政职能

个人素质

1. 形象气质良好,性格开朗,待人诚恳;工作认真负责,善于与人沟通,具有较强的应变能力和良好的服务意识

2. 身高160CM以上,外貌端正,声音甜美

3. 沉稳、敬业、细致、耐心

工作条件

工作场所

一般工作环境

职业危险

预    防

使用工具

计算机,一般办公设备(电话、传真机、打印机、文件柜等)

记录文档

人力资源相关表格,办公用品管理表格,周报表、月报表、应聘人员登记表,来访人员干登记表、各种工作记录表等

协作要求

内部协调

人事行政相关人员

外部协调

办公用品供应商、物业、保洁、绿植等

批准

 

审核

 

编制

 

实施日期

 

词条:
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